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個人でも安全に使える名刺管理アプリの最前線!おすすめ比較3選

 

名刺管理、まだまだビジネスの最前線では重要です

名刺はその人の分身

というビジネス言葉があります。名刺はビジネスにおいてとても重要です。重要ではあるものの、中には人と合う機会が多すぎて、名刺の収集がつかなくなってしまうケースがあります。また、会社組織の部隊で営業をかけて、集めた名刺をみなで情報共有する、などの行為も、営業の現場ではよくあることです。

ですが、紙の名刺は検索もできないし、非常に不便です。もちろん、名刺はその方の分身という言葉にある通り、スキャンして捨てるわけにはいきません。ですが、必要なのは、名前や役職、連絡先などの情報です。

そうした情報を集めて、かんたんに検索しやすくし、データベースとして活用できるアプリがあったらどれだけ良いかと思いませんか。そんなとき、情報漏えいのリスクがなく、安全安心にスマホで使える名刺管理のアプリがあれば最高です。今回は、名刺管理アプリの最前線をレポートします。

1位:Wantedly Peopleなら、人工知能で最先端の名刺管理!

中小企業やベンチャー企業が、Facebookを使って人材を募集し、まずは「理念」でつながり細かい給与などの諸条件は後ほど、という採用形式を行っているWantedly。いよいよ上場するとのことで話題となりました。DMCAの悪用など、ミスはありましたが、素晴らしいアプリを発表しているのでその点は他においておきましょう。

それが、Wantedly Peopleです。

スマホを使って、名刺を読み込み、SNSで共有することができます。

カメラを起動して、名刺を撮影するのですが、その際に、1枚1枚撮影しなくとも、最大10枚まで同時に読み込むことができます。撮影は1度で良いのです。1回のミーティングで10人以上新しい人と名刺交換することはめったにありませんので、撮影の手間はそれほどないでしょう。

どこかのイベントにでかけて大量に名刺交換した場合は、何回かにわけて撮影しなくてはなりませんが、それでも撮影すれば、一瞬で取り込みが完了します。そして、すぐに自分のスマホの連絡帳アプリに取り込まれるのです。

スマホは、すべての機能をそれぞれのアプリが担当するようになっています。電話をかけたり、連絡先を検索したりなどは、連絡帳アプリが行ってくれます。スマホに標準でついており、そこからかんたんに連絡先を発見することができます。ダイヤルもワンタップです。

Wantedly Peopleが賢いところは、人工知能を上手に使っているところです。名刺管理アプリとはいえ、まだまだ精度が低いもの。そして、トリッキーなデザインの名刺をお使いになられるクライアントなどもいて、意外と読み込みには失敗しがちです。ですが、Wantedly Peopleなら、人工知能が搭載されています。そのため、名刺を読み込めば読み込むほど、精度が高くなるのです。これならば、デザインに凝っていて少々読みやすさに欠ける名刺でも大丈夫。どんどん読み込み可能性が高くなるので、認識率が上がります。

また、LINE、ショートメッセージ、メールなどを使って、連絡先データを共有することができます。昨今はFacebookだけでなく、LINEもビジネスで使いますよね。営業チーム、開発チーム、総務経理チーム、上司、部下、同僚などと名刺を共有しましょう。

そしてただ単に名刺を読み込むだけでなく、人工知能がその名刺をくれた人に関するニュースを、オンライン上から収集してくれます。相手の情報を、人工知能が探してきてくれるので、どれだけ重要人物か、そしてどれだけ活躍しておられるかがわかり、次にお会いしたときの会話のきっかけにもなりますし、名刺の重要性もわかります。

スマホでアプリをいじるだけでなく、パソコンからも操作することができますので、オフィスのデスクにいながらにして、管理が可能です。

セキュリティもバッチリで、TLSプロトコルのSSLを使用しています。暗号化されているので、データの漏洩もありません。また、アプリ内の処理を、人間が作ったプログラムではなく人工知能が処理しますので、情報は安心です。

2位:世界中でNo1!1億以上のユーザーがいるCamCard Lite

CamCardLiteは、世界中で使われている利用者No1の名刺管理アプリです。

1億人以上のダウンロードを達成しており、なおかつグローバルに対応しているので、日本語の読み取りもバッチリです。

カメラだけでなくQRコードからも名刺を読み込むことができます。Wantedly Peopleのように10枚同時撮影などはできず、1枚1枚パシャっとしていく必要があるのですが、それでも連続撮影モードがあるので、それほど手間はかかりません。デスクに名刺を並べて、順番に撮影していくだけです。

そして無料ですし、最近枚数の制限もなくなりました。ビジネスパーソンなら無料で無限に使えるということは、どうやってマネタイズしているかという問題を思いつくと思うのですが、広告が邪魔にならない程度に入っています

名刺交換の機能を搭載しており、自分のプロフィールを瞬時に送ることもできます。

この手の名刺管理アプリは、会社組織に属する人の場合、チーム内で同じアプリをダウンロードしておくことが有効です。そうすることでより、効率よく情報共有ができます。アプリが異なれば名刺の情報共有が困難になります。

CamCardLiteを使うなら、チーム全体で使うべきです。事業部全体といっても良いかもしれません。CamCardLiteは横のつながりにも効果を発揮するアプリで、通信してすぐさま名刺を共有することもできます。また、グループを限定した交換もできますので、パスワードで管理することもできるのです。

名刺の情報はクラウドに保存されます。

そのため、間違ってアプリのアイコンを消してしまったり、スマホを無くしたり壊したりしてしまっても大丈夫なのです。クラウドなのでセキュリティは専門のサーバ管理におまかせで安心です。流出の危険性はありません。

そして、このCamCardLiteの重要な機能は、相手の昇進などの重要な情報をアップデートして追いかけてくれることです。所属会社のニュース、業界のトレンド、部署の変更、相手の転勤などの情報もすぐさま更新してくれます。

これで、会うタイミングにブランクができたとしても、つねに相手の最新情報をキャッチアップしていくことができますので、コミュニケーションにつながります。これはCamCardLiteのとても重大な機能です。

商談記録も残すことができます。メモなどを名刺情報に紐つけることができるので、テキスト、画像、画像つきメモなど、さまざまな情報を名刺ともに同時管理することができます。

名刺交換してデータ化した相手の会社のある場所を地図表示してくれることもできますので、訪問時に助かります。

3位:スマート名刺管理なら、Gmailとも連携

ジャストシステムが出しているスマート名刺管理なら、OCRで認識できます。スキャンして名刺データを取り込んで、Gmailのアドレス帳であるGmailコンタクトと同期できます。そして、すぐさまGmailで利用できるようになるのです。

Gmailをビジネスシーンで使っている人も多いのではないでしょうか。会社のメールアドレスは自宅や外出先などで使えないケースはまだまだありますので、柔軟性の高いクラウド型メールであるGmailを利用するシーンは多いと思います。Googleのサービスで迷惑メール排除機能が優れており、スパムがこないので快適に仕事に打ち込めます。

日本語、英語、中国語、フランス語、イタリア語、韓国語など、23か国24国の名刺を読み込むことができます。海外の複雑な名前の方が取引先にいても安心です。かなり国際化対応されているのがポイントです。

パソコンからも取り込むことができ、パソコンとスマホ、同時に間違って2度取り込んでしまっても、Googleコンタクトで管理できるので、二重登録にはなりません。Googleのサービスをふんだんに使い、ビジネスを加速させてくれるサービスとなっています。

取引先や会議室などでミーティングが終わったあとにスマホのカメラでスキャンして、あとからパソコンで取り込むことができます。専用のスキャナもついているので、大量に名刺がある場合は一度にまとめて取り込むこともできるので便利です。アプリは無料です。

表面と裏面が別々の言語になっている名刺なども、国際派ビジネスパーソンの間で増えてきましたよね。そんな方の名刺にも対応可能です。解読困難な中国語なども読み取ってくれるので、在日外国人の優れたビジネスパーソンなどの名刺も読み取ることができるのです。

名刺の情報はデータベースに管理され、データを自動認識して保存してくれます。社名、顧客、発注先、協力会社などのさまざまなカテゴリや、営業、開発、総務、人事などのセクションごとの仕分けもできます。

Salesforceとも連携しているので、CRM管理ができます。

また、このソフトの優れたところは、iPhoneと連携して、名刺の住所をカーナビに取り込むことができるのです。これなら、営業車などのカーナビに取り込むことができ、連携がスムーズに働きます。商談のお礼や、営業で少し立ち寄りたいなどのシーンに、ナビゲーションが大活躍します。スマホを開いてアプリを立ち上げ、いちいち名刺の住所情報を取り出し、そこからナビに登録していく手間が省けますので、非常に便利です。

スマホで取り込んだアプリをパソコンで操作する際に、たとえば漢字変換ソフトのATOKなどに登録することができます。そうすれば、社名や株式会社が前か後ろか、そして人名などで間違いやすいデータも一発変換が可能です。

覚えるのが難しいお名前・社名・部署名・ビジネスプロジェクト名でも、難なく変換できます。いちいち仕事の手を止めて名刺をひっぱり出すこと無く、ATOKと連携してスムーズに漢字変換が可能です。こうしたサービスも、スマート名刺管理の独自のサービスとなります。

さすがジャストシステムが開発しているだけあって、ユーザービリティが抜群です。スマホで使いつつもメインはパソコン、というときにおすすめです。

 

今の時代はスマートに名刺管理!複雑なお名前でも対応可能

最近は読みにくい名前の方も増えてきましたし、もともとの名字が変わった名前の人もいらっしゃいます。外国の方でも、名刺記載の記号がまったく日本人には読めない、というパターンもあります。ですが、名刺交換はビジネスのシーンでとても重要で、相手のお名前を正確に覚えることも、何よりもビジネスマナーです。

そうしたとき、いちいちメールの際に名刺カードをひっぱり出してこなくとも、スマホアプリで取り込むことができれば、簡単に管理ができます。チーム内、会社内で情報を共有することもできますので、一度お会いした人にまた同僚が挨拶する、ということがありません。ムダな挨拶を省いて、スムーズに仕事の話に入れるというメリットもあります。

情報共有は、ビジネスのシーンにおいてとても重要なのです。

アプリを使って、スマートに名刺を管理しましょう。今回は、無料アプリを中心にご紹介しました。Sansanなどが名刺管理で有名ですが、月に3500円とかなりの値段がかかるので、今回は除外しました。初期費用が少なくて名刺管理がスムーズで、なおかつビジネスシーンに役立つこれらの名刺管理アプリ、ぜひ使ってみてください。生産性が大幅に向上しますよ。